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/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / PROP_ V7.0 Property Manager / PROP-X70.exe / PROPERTY.ACS / BACKUP.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-09-13  |  12KB  |  255 lines
  1.  
  2.         Instructions on how to use the Automatic Backup procedures:
  3.  
  4. You access the program through 'GO.BAT', not through 'PROGRAM.EXE'.  This 
  5. 'GO.BAT' file will perform the backup automatically outside of the program 
  6. once you indicate your preference for a backup upon exiting the program.
  7.  
  8. Adopt a strategy for your backup disks.  A simple two-disk, rotating 
  9. procedure will save you grief later if you experience a hard drive crash.  
  10.  
  11. Format two disks and label them 'Backup 1' and 'Backup 2'.  Place a write-
  12. protect tab on 'Backup 2' and put that disk into your software vault.  Use 
  13. the other disk, 'Backup 1', for your routine automatic backups.  
  14.  
  15. Place the current backup disk into drive A.  When you exit the program, it 
  16. will ask you if you want to back it up.  At this point, enter a '1' without 
  17. an 'Enter' to show acceptance.  The next screen will then display 'A:'.  
  18. Press the 'Enter' key to accept that value.  At this point, the program will 
  19. drop you into your subdirectory, and the 'GO.BAT' file will perform the 
  20. backup.
  21.  
  22. Let's say that you backup the data on January 15.  the backup procedure will 
  23. create this file:
  24.  
  25.                              0115ACS.ARC
  26.  
  27. The '01' stands for the month,  while '15' shows the day.  In this way, the 
  28. backup files will not overwrite each other on the backup disk.   When full, 
  29. the  backup  procedure  will tell you that 'for some  reason,  the  program 
  30. cannot  copy  over the file to the disk.'  At this point,  place  a  write-
  31. protect tab onto backup #1, format a second disk, label it 'Tenant Backup 
  32. #2',  use  it until full,  then swap the write-protect tab with Backup  #1, 
  33. reformat #1, and use it from scratch.
  34.  
  35. By  doing this,  you will always be alternating back and forth between  the 
  36. two backup disks as each becomes full.
  37.  
  38. Backup  your data frequently,  every two or three hours of new data  entry.  
  39. You  do  not have to check the backup disk to see if it is  becoming  full. 
  40. Once full, the backup procedure will show a message on the screen that 'for 
  41. some reason the procedure cannot copy the file over to the disk.'  When you 
  42. see that message, then you know the disk is full.
  43.     
  44. You  could make a mental note that the backup disk WITHOUT a  write-protect 
  45. tab  is the 'Production Backup Disk'.   As it becomes full,  place a write-
  46. protect tab on that disk and put it into the software vault.  Take the disk 
  47. that had the write-protect tab and remove it.   Then reformat that disk and 
  48. begin  using  it as the 'Production Backup Disk'.   You need not  keep  any 
  49. elaborate lists of what data is on which disk.   As long as you see a  disk 
  50. WITH  a  write  protect-tab,  you will know that this one  belongs  in  the 
  51. software vault.   The disk WITHOUT the write-protect tab is the 'Production 
  52. Backup Disk'.  
  53.  
  54.  
  55. The data, by the way, is squeezed together on each date on which you make a 
  56. backup.   If,  for example,  you backed up data on September 15, 1986, then 
  57. you  would observe this file on your backup disk:   0915ACS.ARC.   The '09' 
  58. reflects the month of the backup, while the '15' shows you the date.  'ACS' 
  59. is my company name,  while 'ARC' shows that this is an Archive  file.   The 
  60. program  does  not perform an incremental backup.   Every 'ARC' file  is  a 
  61. self-contained  image  of  ALL the program's data on that  date.   Why  are 
  62. multiple  backups necessary?   Experience has shown that when a hard  drive 
  63. goes down,  its' controller is often bad PRIOR to the last backup.  If this 
  64. happens,  the  most  recent backup may be corrupted and you would  then  be 
  65. forced to use the backup prior to that one.  
  66.  
  67.                      Retrieving your data later:
  68.                                                                            
  69. All  of  your  data  files will be saved  into  one  archive file  and date 
  70. 'stamped'   to   help   you  later in  determining which  of  the  archives  
  71. has  the most  recent data.    Let's say,  for example,  that the data  for 
  72. today was stored in this file:   
  73.  
  74.                             A:1109ACS.ARC              
  75.                                                                            
  76. The    first   two  letters  stand for the month,    while  the  last   two 
  77. identify    the    date during the month on which this backup   was   made.  
  78. Let's   say that you see  '0804ACS.ARC' on your data  disk.    This   means 
  79. month '8',  day '4', or August 4.  If you saw '1123ACS.ARC',  this file was  
  80. created  on month '11',    day '23',  or   December   23rd.     The purpose  
  81. for  this  numbering  scheme is so that you  can   have  multiple  back  up 
  82. files on one disk,   space permitting,  and yet tell at a  glance which  is 
  83. the most recent one. 
  84.                                                                            
  85.                   Retrieving your data in the presence of
  86.                               'NEW1REAL.BAT' 
  87.  
  88. If  you  observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory,  then  execute  these 
  89. commands:          
  90.  
  91.    NEW1REAL    <=========== you type this, follow by 'Enter'
  92.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter'
  93.                               [you adjust the '0520' portion for the
  94.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  95.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  96.                                        if present:  'File Not Found'
  97. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  98.                                        if present:  'File Not Found'
  99.  
  100. This will take all of your data from the most recent backup and restore it to 
  101. your hard drive. 
  102.  
  103. Execute  'GO'   from your subdirectory.   The program will again  lead  you 
  104. through  the  installation process.    The 'NEW1REAL' command  you  entered 
  105. earlier  has  forced  the program to reinstall.   Once you go  through  the 
  106. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  107. system.   At this point,  ignore that restart message and invoke 'GO'  from 
  108. the  subdirectory.   You should be greeted as a Registered User.   If  not, 
  109. repeat  this  entire  process  ONCE.  If  you  are  still  not  greeted  as 
  110. Registered, then call me.
  111.  
  112.  
  113.                                                                            
  114.                   Retrieving your data in the absence of
  115.                               'NEW1REAL.BAT'
  116.  
  117. If you cannot observe 'NEW1REAL.BAT' in your subdirectory,  then delete all 
  118. files  ending  in 'NTX' and 'MEM' files with these commands:
  119.  
  120.    DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  121.    DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  122.    ARCE A:0520ACS.ARC  /R   <======== you type this, followed by 'Enter
  123.                               [you adjust the '0520' portion for the
  124.                                actual date: '05' is May, '20' is 20th day]
  125.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  126.                                        if present:  'File Not Found'
  127. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  128.                                        if present:  'File Not Found'
  129.  
  130. This will take all of your data from the most recent backup and restore it to 
  131. your hard drive. 
  132.  
  133. Execute 'GO'  from your subdirectory.  The program will again lead you 
  134. through the installation process.   The 'DEL *.MEM' command you entered 
  135. earlier has forced the program to reinstall.  Once you go through the 
  136. installation menus again, the program will ask you to reboot or restart the 
  137. system.  At this point, ignore that restart message and invoke 'GO' from the 
  138. subdirectory.  You should be greeted as a Registered User.  If not, repeat 
  139. this entire process ONCE. If you are still not greeted as Registered, then 
  140. call me.
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                  Alternate methods of backing up the data:
  146.  
  147.  
  148. In the event that your floppy is full and will not hold any more data,  you 
  149. have another option.  In \PROPERTY.ACS you should observe these two files: 
  150.  
  151.                               CRISIS-A.BAT
  152.                               CRISIS-B.BAT
  153.  
  154. Note  that 'CRISIS-A' backs up one half of your files to one floppy,  while 
  155. 'CRISIS-B' does the other half to a second one.
  156.  
  157. You would enter these commands:
  158.        
  159.                           CRISIS-A  {======= you enter this
  160.                           CRISIS-B  {======= you enter this
  161.  
  162.  
  163. Make sure if you use the 'CRISIS-A'/'CRISIS-B' methodology, that you have 
  164. matched sets of disks for the backups and that you rotate them in sets.
  165.  
  166. Later on, if you wish to bring this data back into \PROPERTY.ACS, you would 
  167. enter these commands:
  168.  
  169.                           NEW1REAL  {======= you enter this
  170.                           ARCE A:CRISIS-A /R  {======= you enter this
  171.                           ARCE A:CRISIS-B /R  {======= you enter this
  172.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  173.                                        if present:  'File Not Found'
  174. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  175.                                        if present:  'File Not Found'
  176.        
  177.  
  178. Another method exists to backup your data. Though slower than 'CRISIS-
  179. A/'CRISIS-B', it places twice the data into each backup.
  180.  
  181. In \PROPERTY.ACS, you should observe this file: 
  182.        
  183.                                  BIGBU.BAT
  184.          
  185. 'BIGBU' creates a 'big-backup' of your data onto one disk.
  186.  
  187. To create this 'big-backup', you enter this command:
  188.  
  189.                       BIGBU   {======= you enter this
  190.  
  191.  
  192. Once invoked, 'BIGBU.BAT' creates this file onto floppy A:
  193.  
  194.                                 *.LZH
  195.  
  196. This  single  file contains all data from the program.   
  197.  
  198.  
  199.                                                                            
  200.          Retrieving data later from *.LZH  in the presence of
  201.                               'NEW1REAL.BAT' 
  202.  
  203. To retrieve data from *.LZH  in the presence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  204. enter the following commands in your subdirectory:
  205.  
  206.     NEW1REAL        <========= you type these commands, followed by 'Enter
  207.     LHARC E /CHM A:*.LZH       [overwrite all files, as asked]
  208.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  209.                                        if present:  'File Not Found'
  210. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  211.                                        if present:  'File Not Found'
  212.     GO
  213.                                                                            
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.          Retrieving data later from *.LZH  in the absence of
  220.                               'NEW1REAL.BAT' 
  221.  
  222. To retrieve data from *.LZH  in the absence of 'NEW1REAL.BAT', please 
  223. enter the following commands in your subdirectory:
  224.  
  225.     DEL *.NTX   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  226.     DEL *.MEM   <=========== you type this, follow by 'Enter'
  227.     LHARC E /CHM A:*.LZH       [overwrite all files, as asked]
  228.     DEL NAJ*.DBF <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  229.                                        if present:  'File Not Found'
  230. COPY *.TXT *.FIN <========= Please enter this.  Ignore this message, 
  231.                                        if present:  'File Not Found'
  232.     GO
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                    Alternate backups within the program:
  241.  
  242. You can execute these and other alternate backups from within the program.  
  243. From the Main Program Menu, please enter '5' for Other Options.  Once there, 
  244. please observe selection 'D':
  245.  
  246.  
  247.                               D) Disk Backups
  248.  
  249.  
  250. After you have selected 'D', you will see the Alternate Backup Options Menu.  
  251. As you enter 'H' for Help, you will be then able to read about all of the 
  252. alternates available at this menu.
  253.  
  254.  
  255.